Bắt đầu từ hồ sơ đã thống nhất
Mang theo bản vẽ, bảng vật tư, phụ lục thay đổi và danh mục việc đã hoàn thành. Đi từng phòng và đối chiếu công việc thực tế với phạm vi đã ký, kể cả các hạng mục phụ như thu dọn, lắp phụ kiện và vị trí thiết bị. Danh sách này là công cụ trao đổi giữa các bên, không thay thế hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật theo yêu cầu của công trình.
Quan sát bề mặt ở điều kiện sử dụng
Xem tường, trần, sàn, mạch gạch, mép cửa và các chỗ chuyển vật liệu dưới ánh sáng bình thường. Ghi vị trí cần vệ sinh, hoàn thiện lại hoặc kiểm tra thêm bằng ảnh và mô tả cụ thể. Một vết nứt, ẩm hay bề mặt bất thường cần được người phụ trách đánh giá nguyên nhân; không nên kết luận mức độ an toàn từ quan sát bằng mắt.
Thử các bộ phận có thể vận hành an toàn
Đóng mở cửa, khóa, vòi nước, thiết bị vệ sinh và các thiết bị bàn giao theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Với hệ điện, nhờ người có chuyên môn thực hiện những bước thử cần đo đạc hoặc mở tủ điện. Ghi rõ thiết bị chưa lắp, chưa có nguồn sử dụng hoặc chưa thể thử tại thời điểm bàn giao, cùng cách kiểm tra bổ sung sau đó.
Rà các vị trí khuất trước khi che kín
Móng, cốt thép, đường ống âm, lớp chống thấm và nhiều hệ thống khác không thể đánh giá đầy đủ vào ngày nhận nhà. Vì vậy, hồ sơ ảnh, biên bản kiểm tra từng giai đoạn và tài liệu kỹ thuật có giá trị thực tế. Nếu một phần công việc không có bằng chứng, hãy ghi nhận thiếu sót và yêu cầu người phụ trách giải trình theo hợp đồng, thay vì suy đoán từ bề mặt đã hoàn thiện.
Lập danh sách việc còn lại có người chịu trách nhiệm
Biên bản nên nêu từng vị trí, vấn đề, ảnh tham chiếu, phương án xử lý đã thống nhất, người thực hiện và thời điểm kiểm tra lại. Phân biệt việc chưa hoàn thành, lỗi cần sửa và yêu cầu mới ngoài phạm vi. Điều kiện thanh toán hoặc giữ lại khoản nào phải theo hợp đồng đã ký; không lấy tỷ lệ của công trình khác áp dụng máy móc.
Nhận đủ tài liệu để sử dụng và bảo trì
Hỏi vị trí khóa nước, tủ điện, bản vẽ cập nhật nếu có, phiếu thiết bị, hướng dẫn vận hành và đầu mối liên hệ khi cần xử lý sau bàn giao. Cất cùng ảnh chụp đường kỹ thuật trước khi che kín. Phạm vi bảo hành thực tế phải xem trong hợp đồng, phiếu thiết bị và biên bản, vì mỗi hạng mục có thể có điều kiện khác nhau.
Mỗi công trình có điều kiện khác nhau. Nội dung này hỗ trợ chuẩn bị trao đổi, không thay thế khảo sát hoặc hồ sơ kỹ thuật riêng cho công trình.